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2012年年終總結

    2013年收獲頗豐，最值得我高興的事是繼招標師考試通過之后，我又拿到了中級經濟師證書。證書是次要的，重要的是我通過對這次考試的準備，豐富了自己的專業知識。我們這個行業是個多元化的行業，需要各方面的知識，其中經濟學類的知識尤其重要，有時會幫助我嗅到行業內的一些敏感點，發現一些風向標，更重要的是，我覺得通過這次考試，我已經將很多知識滲透到了我的工作當中，以前感性的認識變成了理性的認知。而經過幾年在匯誠金橋的工作，我覺得自己的歸屬感越來越強，對匯誠金橋及這份工作有著非常深厚的感情，我希望能與企業共同進步，也希望我們的大家庭發展日趨壯大，在業內成為名副其實的金子招牌。

    下面我將分別從工作總結、目標與計劃、建議幾個方面分別闡述，以總結概括今年的工作，以及對下一年度工作設定的目標、寄予的期望。

一、工作總結

部門工作：

（1）項目管理：我部門今年的項目管理側重在執行進度、質量管理、風險把控、成本控制幾個方面。在以往工作經驗的基礎上，對于項目管理的一些關鍵點，我開始逐漸總結出一些經驗，這些經驗讓我在與采購人初次溝通項目情況時直達要點，工作效率倍增，同時也讓我在管理整個部門業務員項目執行的過程中，能夠輕易指出問題的所在，并給出更好的建議。我將分別總結如下：

①進度管理：

    縱觀我部門全年承接項目的情況，除個別業務員在個別項目執行過程中出現拖沓，不能滿足采購人需求的情況外，我部門絕大部分項目的執行進度正常。在項目執行進度的管理過程中，我認為有一個點非常關鍵，那就是采購人的進度需求，這也是我要求部門業務員首次與采購人溝通時首先要溝通的關鍵問題之一。其中關于“支付進度”、“到貨要求及完成工期”都是我部門業務員要與采購人進行溝通的內容，通過采購人的這些要求，我們會設計一個“拉動式”的流程進度表，壓縮非關鍵環節的時間，從而保障采購需求的實現。另外在了解項目情況后，我們還會與采購人及時溝通影響進度的一些其他環節，比如“進口論證審批”、“轉變采購方式審批”等，讓采購充分了解相關政策和審批程序，避免不必要的誤解。

②質量管理：

    關于項目的質量管理，細節和整體都應該被重視。一個項目是由很多個工作細節疊加而成的，一個細節上的問題有可能會導致整個項目的失敗。由于項目程序的反復執行，致使很多業務員產生了一定的疲憊心理，從而導致忽略了很多細節問題，這一問題同樣存在我部門的業務員身上。今年，綜合部針對業務員文檔編寫細節方面出現的紕漏，執行了相關懲罰措施。在第一個月的懲罰決定中，我部門也被發現存在不少的問題，個別業務員在一個月內同時出現多個低級錯誤。針對這一現象，我分別與業務員進行了溝通，找出問題所在，并在部門內部規定，所有在信息平臺發布的文件、所有項目的招標、談判文件以及重要項目的重要文檔必須經部門經理審閱。從第二個月起，我部門再未出現文檔紕漏。這一懲罰措施讓我再次感到細節的重要性，重新審視自己在工作中的疏忽，也讓業務員有了一次自我反思，自我改善的機會。

    在今年項目整體質量的把控上，我最為關注的點還要歸到采購人的需求上來。一個采購項目，無論細節如何完善，如果沒有采購到采購人心目中的標的物，都是存在很大瑕疵的。“沒有錯誤的采購需求，只有錯誤的采購方式”，用合法合規的方式實現采購目的才能給項目劃上完美的句號。為了實現這一目標，我部門今年的關注點更為多向，那就是不單關注采購人，還要下更多功夫去關注投標人及項目涉及的行業，從多方去制定項目執行計劃及文件編寫的內容。

③風險把控：

    縱觀全年，我部門的風險控制分為三個步驟——事前控制、事中控制、事后控制。其中在事前控制過程中，我部門業務員第一時間充分了解項目整體情況，根據經驗，分析項目風險所在。如設備采購類項目，與采購人充分溝通參數編寫上應注意哪些問題，必要時建議召開技術需求會，請相關領域專家審核技術參數，避免參數設定的傾向性帶來的風險。另外在編制招標文件時，對于存在激烈競爭的項目，合理制定“門檻”，以保障投標人的質量并限制投標人的數量。以上這些相應的風險控制措施收到了良好的效果，采購人也感到滿意。

    事中控制上，我們主要采取與采購人及時充分溝通的方式。業務員發現的問題首先與部門經理溝通，必要時整個部門召開討論會，經討論后仍舊不能解決的與綜合部門或其他業務部門共同討論。最終及時把發現的問題告知采購人，聽取采購人意見并給予一定的建議，將風險及時遏制。

    事后控制主要體現在部門內部的業務討論會上。我們將一些比較具有代表性的項目拿到部門會議上共同研究學習，將風險意識灌輸到每一個業務員頭腦中，并普及類似問題的解決方法。

④成本控制：

    在成本控制方面，統觀我部門過去一年的工作，在專家費支付、辦公品使用等方面，業務員都能嚴格遵守公司的規章制度。另外，由于在項目執行過程中，業務員對廢標風險點的關注，將廢標導致的成本降低為零。

業務員培養：

    對于業務員的培養，是我在過去一年中非常重要的一項工作，這項工作對整個部門具有重大意義，直接決定著我部門的項目承接能力及整個部門的業績績效。我部門個別業務員的離崗也對我觸動很深，讓我意識到一個部門是一個整體，任何人的停滯不前甚至倒退，是對部門內部其他成員的不公，也給部門帶來了不良風氣，影響整個部門的績效。過去一年中，我部門進步較大的兩名業務員分別是劉淼和張佳倫。劉淼從今年年初初次獨立承接項目，到最后一個季度已經可以同時獨立承接四五個項目，且在項目執行過程中吃苦耐勞、認真負責，培養效果超出了我對他的預期。這些進步與劉淼的個人努力密不可分，作為他的部門經理，我也在這里回望一下過去一年中，我對他工作上的幫助與指導，從而總結可取經驗，用于部分其他新人的培養。

    首先，我要談談劉淼在工作過程中表現出來的優缺點。

    先說缺點，我認為劉淼的短板就是他的溝通能力與工作經驗。在溝通能力上，普通話不標準影響了他與同事乃至采購人的溝通，也影響開標評標現場的主持工作。在這個問題想，我的解決方便是“疏”而不是“堵”，讓他多與人溝通，尤其是多參與集體性的工作，多與部門其他同事溝通，另外就是普通話的練習。至于工作經驗，我認為不必過于刻意，但不能不注意這方面的培養，多觀察多學習，自然水到渠成。主要的培養方式就是在我與其一同拜訪采購人的時候，對于一些不是非常敏感的問題，讓他多說，一來消除青澀與緊張感，二來我也可以通過他與采購人的談話發現在哪些經驗方面還存在比較多的欠缺，從而溝通指正。

    下面，我也要列舉劉淼在工作過程中表現出的優點，這些優點讓他在工作過程中快速成長，也讓我在新的一年里對他寄予了更高的期望。認真負責是劉淼執行項目中非常突出的優點，雖然這點是我們對業務員執行項目要求的基本精神之一，但我認為很多業務員身上仍然欠缺認真負責的精神。在過去一年中，在一些項目的指導工作，我會告訴業務員哪些點是決定項目質量及采購人滿意程度的關鍵點。對于這些“關鍵點”劉淼將它們認真應用于項目的執行工作中，并取得了良好的效果，對于項目出現的一些問題，劉淼也本著認真負責的態度，及時與部門經理及采購人溝通，這讓我開始放手劉淼獨立執行項目。也正是我在工作中對他的信任與放手，讓他增長了自信心，并迅速成長起來。另外對于采購人單位地點較遠，工作內容較為辛苦繁瑣的項目，劉淼也任勞任怨，這樣讓我也放心同時把多個項目分配給他。

     張佳倫的進步則表現在：在工作過程中日益成熟，對于很多問題也有自己獨特的見解，心思比較細密，有時可以發現一些別人忽略的問題。

     從今年下半開始，張佳倫協助我執行了一系列商委的項目，在這一過程中迅速成長起來。最顯著的進步就是溝通與文檔編制。這兩塊內容是做招標采購的基本功，哪一樣的欠缺都會導致將來執行項目時出現缺陷，好比地基上的兩顆砥柱。在溝通方面，我會讓她先聽，聽部門內部的老業務員怎么與投標人乃至采購人如何溝通，然后試著先與投標人進行溝通，一段時間后，會讓她與采購人之間進行簡單的接觸，比如取送文件等。在文件編制方面，下半年開始，對于簡單的項目，我放手張佳倫獨立編寫，然后審核，發現問題與她溝通討論；比較復雜的項目，在文件編寫過程中，我讓張佳倫坐在我旁邊，我會邊編寫文件，邊給她講解。

    對于張佳倫在整個部門工作中未來的工作內容及定位，作為部門經理我有一定的規劃，并且也把我的規劃滲透到了這一年對她的培養工作中來。總體而言，這一年對于張佳倫是學習及打基礎的一年，在接下來的一年中，她將開始獨立承接項目，我也將根據她的實際情況調整給予她的工作內容。

     楊恩和徐靜在過去一年的工作中，也有所進步。其中楊恩的文件編制能力及認真程度有所進步。徐靜在處理項目的應變能力上也有一些進步。

部門管理：

    較之2011年，在過去一年的工作過程中，在部門管理工作上，我投入了更多的時間與精力。將溝通、評價與激勵作為我全年管理工作的重點。

    首先，在溝通方面，及時與領導進行溝通，充分領會領導意圖，響應公司的決策，并與部門的業務員充分溝通。遇到臨時重大性工作，及時召開部門會議，與業務員共同分解工作，并將分解后的工作分配給適合該項工作的業務員執行。在該項工作完成后，再次召開部門會議，與部門業務員共同評價工作的執行結果。私下，也與業務員分別進行溝通，找出影響個人工作效率及效果的相關因素。最后，我還會評價每個業務員的工作成果。綜合匯總相關情況，并最終與公司領導溝通。

    在今年這一系列部門管理工作中，我也發現了一些問題。其中有好的，值得大家借鑒吸取的，同時也暴露出了一些問題，有個人的問題，也有整個團隊的問題。個人的問題我將在每個業務員年中總結的個人評價當中如實羅列，并向領導匯報。團隊的問題，我將在下一年度的工作過程中吸取教訓，重新劃分部門內部工作責任及權限。

二、目標與計劃

     在2013年的全年工作中，我將把工作重點放在項目管理、業務員培養、部門管理兩個方面。

    在項目管理工作中，我對自己的期望是可以站在更高的位置，著眼于宏觀問題。小型項目可以放手業務員獨立完成，中型項目適當指導業務員并由業務員獨立完成，大型項目組建項目組共同完成。另外，我將在下一年度中，更多關注開標現場的細節問題。

    在業務員培養方面，首先要完成的目標是到下半年，全部門所有業務員都有獨立承接小型項目的能力，半數業務員可承擔中性項目，三分之一數量的業務員可以領導項目組完成大型項目。另外對于承接大型項目的項目組，我也有更高的目標，那就是分工更明確工作更有效率，在工作過程中業務員更為負責，出現問題不互相推諉責任。

    部門管理將是我明年工作的重中之重。我把明年的部門管理更為系統的分為以下幾個方面來實施：ⅰ仔細研讀公司規章制度，豐富專業知識，借鑒行業內經驗，不斷充實自我，提高部門管理的能力；ⅱ提高溝通能力與理解能力，充分領會公司精神及領導意圖，對部門內部出現的問題在必要時第一時間與領導溝通，對于領導的指示及時向業務員布達，使整個部門的工作方向與節奏與公司大環境一致；ⅲ加強整個部門的執行能力，業務員的個人能力直接影響整個部門的執行能力，將適合的工作分配給適合的業務員，提高每個人的工作效率，及時檢查業務員工作的執行情況，并仔細聆聽業務員在執行過程中出現的問題，迅速解決，并保證工作順利完成；ⅳ及時進行績效評價、獎罰分明；ⅴ創新：服務行業同樣需要創新，觀察采購人的需求，使服務更為完善，提供讓采購人“耳目一新”的創新式服務。

三、意見與建議：

（1）小、微企業評標現場判定：建議在招標文件、談判文件中增加小、微企業情況說明表，可附在中小企業聲明函后面，作為附件與聲明函共同判定企業是否符合小、微企業相關標準。一旦企業聲明自身符合中小企業條件，必須填寫該表，否則判定為無效投標。情況說明表內容可以囊括小、微企業判定因素如：所屬行業、企業從業人數、上一年度營業收入等相關內容，并聲明對填寫內容負相應法律責任，如企業為貨物經銷商，還需填寫制造企業相關信息，具體內容亦如上所示。

     此建議鑒于在過去一年中，在評標現場多次發現并不符合小、微企業相關劃分標準的投標人卻聲明自己為小、微企業，而業務員還要翻閱《工業和信息化部、國家統計局、國家發展和改革委員會、財政部關于印發中小企業劃型標準規定的通知》（工信部聯企業[2011]300號）判定投標人所屬行業，并翻閱投標人財務審計報告查找年營業收入，有時企業只提供資信證明函，且忽視對投標人情況說明表相關內容的填寫，這樣業務員無從充分認定，給后期帶來質疑投訴的風險。此表也可與投標人情況說明表并為一表，并附于中小企業聲明函后，但應突出所屬行業、企業從業人數、上一年度營業收入等關鍵內容，且注明如企業為中小企業

（2）建議增加項目備案延期申請單。如業務員無法在公司規定的日期內向綜合部進行備案，應填寫項目備案延期申請單。僅口頭說明情況顯得不夠嚴謹，空口無憑，會讓理由變得模糊，故應落于紙面，寫明緣由。另外僅僅是口頭說明可能讓業務員在業務繁忙季忘記與綜合部溝通而受到處罰。

（3）建議業務員在支付專家費時靈活處理一些問題。比如，如專家組長組織評標有序，且效率高，非常專業，可以將組長的費用適當上浮，高于其他專家；而對于某些遲到情況嚴重的專家，將其專家費用適當下浮，以此告誡。

（4）建議在公司業務員個人綜合績效考評標準表中增加業務承接能力，對同時期進入公司的業務員進行橫向比較，如同為入職一年的業務員，可以獨立承接項目的業務員與不能獨立承接項目的業務員在績效上應得以體現，而入職兩年的業務員在承接小型及中型項目上的能力差異也應得以體現。這樣可以敦促業務員努力進取，快速進步。

（5）關于辦公用品的建議，希望行政部明年底與業務部溝通，聽取大家對辦公用品的建議及需求。另外關于開標水牌，它代表一個公司的形象，如果水牌塑料表面劃損嚴重，應及時更換，里面的粉色紙簽也應適時更換，避免破損及污漬。建議行政部提供黑色檔案夾，具體標準參照公司早期檔案夾，這對新業務員學習文檔保存及理清思維非常必要，另外便于部門經理掌握項目情況，對備案及時也具有一定的敦促作用。

（6）公司前臺開標及各類會議水牌統一格式，避免各部門制作效果各不相同。